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PMO Design Canvas by Victor Pestana
"Não existe certo ou errado em PMOs. Existe apenas aquilo que você precisa fazer para que o valor do seu PMO seja reconhecido."
Américo Pinto
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Segundo Américo Pinto, chairman da PMO Global Alliance, seguir tipos pré-estabelecidos de PMO é um caminho curto para o fracasso, uma vez que um PMO de sucesso é aquele que é suficientemente flexível para adaptar-se às necessidades de suas partes interessadas, entregando o valor esperado por elas.
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Então o entendimento dos benefícios esperados pelas partes interessadas, e a partir deles a correta definição das funções que serão assumidas pelo PMO é fator crítico de sucesso para a sua implantação e perenidade.
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O PMO Design Canvas foi criado por Victor Pestana (ver perfil no LinkedIn) como uma ferramenta didática para concepção do mix de funções a ser desempenhado por um Escritório de Gerenciamento de Projetos (Project Management Office - PMO) a ser implantado ou para revisão das funções de um PMO já existente.
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Foi elaborado com total alinhamento ao PMO Value Ring, uma metodologia internacional desenvolvida com a participação de líderes de PMOs experientes que prevê oito passos para implantação, avaliação e reposicionamento de PMOs.
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Mais informações em: www.pmovaluering.com
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O propósito é contribuir de forma mais dinâmica, visual e participativa para definição dos passos 1 (coletar expectativas e identificar funções) e 2 (equilibrar o mix de funções) do PMO Value Ring, reforçando o conceito de que o mix de funções é consequência dos benefícios esperados pelas partes interessadas do PMO, e não o contrário.
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Seu uso é direcionado para abordagem em sala de aula, mas também pode ser usado para sensibilização do tema em situações reais.
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Entretanto, para aplicação prática mais completa, recomenda-se o uso da ferramenta PMO Value Ring por já trazer as recomendações de melhor alinhamento entre benefícios e funções, conforme base de dados construída com a participação de líderes de PMOs experientes.
Defina o conjunto de funções para o
Escritório de Gerenciamento de Projetos
(Project Management Office - PMO)
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Entregue em sua organização o valor esperado pelas partes interessadas.
Forma de aplicação sugerida para uso em sala de aula
1) Escolha do PMO para aplicação
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Divididos em grupos de 5 a 7 pessoas, é preciso definir qual PMO será utilizado como case para o exercício e o Gestor do PMO, que fará a mediação do grupo durante a dinâmica. Recomenda-se uma dinâmica de planejamento estratégico e/ou de gestão de portfólio antes (se houver, manter os mesmos grupos e case para aplicação).
Download
Imprima o PMO Design Canvas no tamanho A0
2) Mapeamento das expectativas de benefícios
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Cada grupo fará o papel de partes interessadas do PMO de outro grupo para definição dos benefícios esperados, trocando os canvas sob orientação do responsável pela dinâmica.
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Devem escolher ao menos 5 benefícios dos 30 benefícios potenciais de um PMO, conforme metodologia do PMO Value Ring.
3) Equilíbrio do mix de funções
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Cada grupo fará a seleção das funções que melhor atendam aos benefícios definidos pelas partes interessadas.
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Devem escolher ao menos 5 funções das 26 funções potenciais de um PMO, conforme metodologia do PMO Value Ring.
Em seguida, o grupo deve avaliar o grau de contribuição de cada função para o alcance de cada benefício (aderência aos benefícios). Podem ser usados percentuais ou pontuações.
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Não é preciso somar 100% ou alguma pontuação máxima, pois o importante é o valor médio de aderência de cada função e o ordenamento (1º para a função com maior média e última colocação para a de menor média).
Com as funções ordenadas, o grupo deve debater se a aderência aos benefícios se confirmou. Caso contrário, algumas funções podem ser substituídas por outras, contanto que se confirme maior aderência.
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4) Avaliação e debate
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No fim, os grupos que fizeram o papel de partes interessadas avaliam se as funções definidas pela equipe do PMO em questão atendem às suas expectativas.
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É importante ressaltar que a ferramenta do PMO Value Ring já faz as recomendações das funções.
Mas, apesar disso, colocar os participantes da dinâmica para tirarem suas próprias conclusões sobre o grau de contribuição de cada função para cada benefício esperado é um processo que traz muito aprendizado e alinhamento.